Introducción
En las lecciones presenciales que tuvimos sobre el DNC definimos al diagnóstico de necesidades de capacitación como el proceso a través del cual se analiza la problemática o posibles deficiencias que pueden existir en una organización, área, puesto o trabajador; identificamos las etapas que lo conforman y determinamos sus elementos, algunos de los métodos y las herramientas con las que contamos para poder decir que la información obtenida es confiable. Los elementos que conforman y permiten llevar a cabo un DNC son:
El método se refiere al modelo general que marca las acciones que nos llevarán a la obtención de la información. Son diversos los métodos que se emplean para el diagnóstico de necesidades de capacitación. Enseguida describiremos los más representativos:
- Método Reactivo
- Método de Frecuencias
- Método Comparativo
Herramientas útiles para obtener un DNC
Observación y check list
La observación busca presenciar el desempeño de un trabajador en su área laboral, haciendo anotaciones de lo que se va observando. La mejor manera de hacer una observación es llevando un control por medio de un check list o lista de verificación.
Tipos de observación.
- a. Directa: es presencial, se lleva a cabo mientras el trabajador realiza sus actividades.
- b. Indirecta: es a distancia, puede realizarse a través de videograbaciones, grabaciones telefónicas o chats, etc.
Entrevista
La entrevista es una reunión donde se genera un diálogo entre el entrevistador y el entrevistado. Consiste en una serie de preguntas ordenadas que permiten profundizar en un tema determinado para descubrir datos concretos sobre problemas específicos y planear así una correcta intervención.
Tipos de entrevista.
- c. Estructurada: son preguntas precisas y ordenadas donde el entrevistador va guiando la entrevista y por lo tanto, se esperan respuestas más cortas y concretas.
- d. No estructurada: son preguntas abiertas sobre un tema y la respuesta puede ser amplia, dependiendo del entrevistado
- e. Mixta: es una combinación de ambas entrevistas en la que es conveniente hacer preguntas de la estructurada al principio y después preguntas más abiertas, propias de la no estructurada.
Encuesta
La encuesta es un conjunto de preguntas dirigidas a una población en específico. Resulta de gran ayuda cuando se requiere interpretar resultados de manera porcentual. Puede aplicarse de diferentes maneras: por escrito, por teléfono, por correo o por medios digitales.
Tipos de encuesta.
- f. Reactivos cerrados: los planteamientos están redactados para obtener respuestas muy específicas a las que se asigna un valor: Sí / No, escala de Likert, opción múltiple, etcétera.
- g. Reactivos abiertos: los planteamientos están redactados de tal forma que las respuestas sean desarrolladas por el encuestado. Se le conoce como cuestionario.
- h. Mixta: es una combinación de reactivos cerrados y abiertos.
Prueba de desempeño laboral
La prueba de desempeño laboral es la indagación de los conocimientos, habilidades y actitudes que el trabajador tiene con respecto a los que debe tener. Se realiza por medio de pruebas o exámenes más específicos. Para llevarlas a cabo se debe partir de la descripción del puesto.
Tipos de pruebas de desempeño laboral.
- i. Examen de conocimientos: son pruebas escritas que contienen preguntas sobre conocimientos específicos que el trabajador debe poseer.
- j. Solución de casos: son pruebas escritas u orales que contienen una serie de casos o situaciones a las que el trabajador debe dar respuesta, indicando cómo actuaría.
- k. Demostración laboral: consiste en solicitar al trabajador que realice cierto producto o que lleve a cabo un servicio, a fin de que éste sea evaluado con todos los requerimientos o elementos que debe tener
Reuniones
Se organizan reuniones con el fin de discutir asuntos relacionados con los objetivos organizacionales, problemas operacionales, planes, entre otros. Pueden participar empleados de diferentes niveles (directivos, mandos medios y trabajadores operacionales o de contacto, obreros, etc.) con el objetivo de conocer las opiniones, experiencias y necesidades de cada uno y así generar una visión conjunta de las posibles carencias. Es importante destacar que, para esta técnica, en las reuniones debe haber trabajadores del mismo nivel y no mezclarlos, ya que podrían cohibirse ante la presencia de un jefe y eso sesgaría las respuestas.
Documentos y reportes oficiales
Los documentos y reportes oficiales que genera la organización arrojan información importante que, al ser analizada, puede revelar problemas existentes e incluso proyecciones a futuro relacionadas con diferentes necesidades de capacitación. Ejemplos:
Balances de contabilidad
Estados de resultados
Reportes de ventas
Informes de ausentismo, impuntualidad, rotación, incapacidades, etc.
Conclusión
Las herramientas previamente explicadas son las más sobresalientes de toda una gama para la obtención de información y realización de un DNC. Independientemente de cuáles se utilicen, es importante diseñarlas pensando en la población a quien se dirigen y de acuerdo a la información que se pretende obtener. Ahora bien, una vez que se han aplicado las herramientas necesarias y de acuerdo a las capacidades de cada organización, es importante analizar la información obtenida, y es en la brecha entre lo ideal y lo real que surgirán diferentes carencias o áreas de oportunidad. Por ello, es preciso identificar si estas necesidades corresponden al área de capacitación o a situaciones de tipo administrativo, financiero o de otro tipo.
Referencias consultadas
Este extracto del texto fue tomado del Manual de Capacitación y Formación del Capital Humano; publicado por la Universidad Interamericana para el Desarrollo, consultado en internet el 7 de diciembre de 2019.
El documento original también hace referencia a las siguientes fuentes
Reza, J. (1999). Cómo aplicar los principios de la capacitación en las organizaciones. México: Panorama
Reza, J. (2006). Nuevo diagnóstico de necesidades de capacitación y aprendizaje en las organizaciones. México: Panorama.
Siliceo, A. (1995). Capacitación y desarrollo de personal. México: Limusa Noriega.
ACTIVIDADES
1. Leer el texto sobre los métodos y técnicas para el desarrollo de un DNC
2. Pasar las notas que así se indica en el texto en hojas blancas (rayadas o cuadriculadas) escrito por un solo lado.
3. Elaborar un cuadro comparativo con las técnicas de recolección de información de un DNC ( que incluya el nombre de la técnica, definición, ventajas, desventajas) Nota: si las ventajas y desventajas no están descritas en el texto el alumno deberá inferir o deducirlas a partir de lo leído.
4. Enviar el cuadro al correo con el asunto: Sanchez Ana Cuadro Sinoptico Tecnicas
(No olviden cambiar el apellido y el nombre)
5. Por último dialoguen en equipo (utilicen la red social de su agrado) para definir qué técnicas utilizarán, en qué área y por qué. Y después el coordinador de equipo vaya al BLOG ¡A compartir el conocimiento! https://acompartirconocimiento.blogspot.com/ y en la entrada de "Métodos y Técnicas para el desarrollo de un DNC" comente cuáles y por qué consideraron que serían las técnicas a utilizar por ustedes para el diagnóstico de necesidades de capacitación en la empresa elegida.
No olviden mencionar el nombre de la empresa, para poder identificarlos.
Saludos.
